Guida · DDT

Conservazione dei DDT: per quanto tempo e come farla in digitale

Team Foldj · 23 luglio 2026 · Lettura di 4 minuti

Per quanto tempo vanno conservati i DDT? E si possono conservare solo in digitale, buttando la carta? Sono due domande che ogni azienda che emette documenti di trasporto si fa prima o poi — di solito davanti a un armadio pieno di faldoni. In questa guida vediamo le regole generali sulla conservazione dei DDT e come il digitale può semplificarla drasticamente.

Per quanto tempo si conservano i DDT

La regola generale per le scritture e i documenti aziendali, DDT compresi, è la conservazione per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, secondo i principi del codice civile; sul piano fiscale, i documenti devono restare disponibili fino alla definizione degli accertamenti relativi ai periodi d'imposta interessati. In pratica: i DDT si tengono a lungo, e devono restare leggibili e ritrovabili per tutto quel tempo.

Come sempre in materia, le situazioni specifiche (contenziosi in corso, regimi particolari) possono allungare i termini: per il tuo caso concreto la parola finale spetta al commercialista. Qui ci concentriamo sul come conservare, che è dove si vince o si perde tempo ogni giorno.

Il problema della conservazione cartacea

Dieci anni di DDT cartacei, per un'azienda che fa qualche migliaio di consegne l'anno, significano decine di faldoni. E il problema non è lo spazio — è il recupero:

• ritrovare un documento di tre anni fa richiede di sapere in quale faldone cercarlo, e sperare che ci sia;
• carta che si rovina: copie a ricalco sbiadite, fogli strappati, umidità;
• copie mancanti: il DDT rimasto sul furgone o mai tornato dal cliente non è mai entrato in archivio;
• nessun collegamento: il faldone non sa a quale fattura, commessa o cliente si riferisce ogni documento.

Il momento in cui te ne accorgi è sempre il peggiore: una verifica, una contestazione del cliente, la necessità di ricostruire una fornitura di anni prima.

Conservare i DDT in digitale

Il primo livello di digitalizzazione è organizzativo, e lo puoi attivare da subito: se i DDT nascono digitali — emessi da un software DDT — l'archivio si costruisce da solo. Ogni documento è salvato nel momento in cui viene emesso, numerato senza buchi, collegato a cliente e commessa, e ritrovabile in pochi secondi con una ricerca. Niente faldoni, niente copie sbiadite, niente «dev'essere nell'altro archivio».

E il valore legale?

Per dare pieno valore legale alla conservazione esclusivamente digitale dei documenti rilevanti ai fini fiscali, l'ordinamento italiano prevede un processo specifico — la conservazione digitale a norma — con requisiti tecnici precisi (integrità, autenticità, leggibilità nel tempo) tipicamente garantiti da servizi di conservazione accreditati. È un passaggio da valutare con il commercialista o il consulente che segue la tua azienda: molte PMI adottano un approccio ibrido, con l'archivio digitale per l'operatività quotidiana e la conservazione a norma per la valenza fiscale.

Quello che è certo: partire con documenti già digitali rende qualsiasi strategia di conservazione più semplice ed economica. Digitalizzare a posteriori — scansionare faldoni — è il modo più costoso di arrivarci.

Buone pratiche per un archivio DDT sano

• numerazione unica e automatica: la prima difesa contro buchi e doppioni;
• un solo archivio: tutti i DDT nello stesso sistema, non sparsi tra gestionale, email e cassetti;
• collegamenti espliciti: ogni DDT agganciato a cliente, commessa e, quando arriva, alla fattura;
• accesso rapido: se ritrovare un documento richiede più di un minuto, l'archivio non funziona;
• responsabilità chiare: chi emette, chi controlla, chi gestisce le eccezioni.

Se il tuo flusso DDT parte ancora dal blocchetto, il primo passo è a monte: far nascere i documenti digitali. Ne parliamo nella guida al DDT elettronico e nella guida completa al DDT.

Cartaceo più digitale: la transizione senza strappi

Nessuna azienda passa dall'armadio di faldoni all'archivio digitale in un giorno, né serve farlo. La strategia più usata dalle PMI è a doppio binario:

• lo storico resta cartaceo: i faldoni esistenti si conservano come sono fino a fine termini — scansionare anni di archivio raramente vale la spesa;
• il nuovo nasce digitale: da una data certa, ogni DDT si emette dal software e finisce nell'archivio digitale;
• una regola sola per tutti: prima di quella data si cerca nell'armadio, dopo si cerca nel sistema. Niente zone grigie.

In un paio d'anni la quasi totalità delle ricerche quotidiane cade sul digitale, perché i documenti che servono davvero sono quasi sempre quelli recenti. L'armadio invecchia in pace fino allo svuotamento naturale, un'annata alla volta.

Gli errori da non fare nella transizione

Il più comune è il doppio binario dentro lo stesso periodo: metà squadra sul software, metà sul blocchetto, con due numerazioni parallele. È il modo migliore per creare buchi e doppioni proprio dove prima non c'erano. La transizione va fatta per data, non per persona: dal giorno X tutti emettono in digitale, e i blocchetti si ritirano dai furgoni. Il secondo errore è rimandare l'avvio aspettando di digitalizzare anche lo storico: sono due progetti diversi, e il primo — far nascere digitali i documenti nuovi — vale dieci volte il secondo.